Beschreibung
Ein Arbeitsverhältnis kann vom Arbeitnehmer und vom Arbeitgeber gekündigt werden. Wenn Sie sich als Arbeitnehmer zu einer ordentlichen Kündigung entschließen, dann sollten Sie beim Abfassen des Schreibens aufmerksam und gründlich vorgehen. Denn das Kündigungsschreiben muss formale Anforderungen erfüllen, damit es wirksam ist und keine rechtlichen Risiken eingegangen werden. Bei einem Verstoß gegen die Bestimmungen könnte Ihr Arbeitgeber die Kündigung nicht akzeptieren. Im ungünstigsten Fall müssten Sie sich dann vor einem Arbeitsgericht mit Ihrem Noch-Chef auseinandersetzen. Zu diesen Regeln gehören die Gliederung, die Form und der Inhalt des Kündigungsschreibens sowie die Zustellung. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihr Kündigungsschreiben korrekt formulieren und zustellen.
Schreiben zwingend erforderlich
Grundsätzlich muss eine Kündigung immer schriftlich erklärt werden (vgl. § 623 BGB). Nicht nur mündliche, sondern auch elektronisch übermittelte Kündigungen (z. B. per Mail oder Whatsapp) sind demzufolge unwirksam. Dies betrifft Beschäftigungsverhältnisse in sämtlichen Branchen und auch Nebenjobs.
Formal ist ein Kündigungsschreiben vollständig, wenn es folgende Elemente enthält:
- Datum
- Anschrift des Unternehmens
- Eigene Anschrift / Daten
- Betreff
- Anrede
- Text
- Grußformel
- Unterschrift
Auch ein Kündigungsschreiben in Kurzversion muss all diese Elemente enthalten.
Adresse des Unternehmens
Der Briefkopf muss die Adresse des Unternehmens enthalten, an das die Kündigung gerichtet ist. Der Firmenname sollte vollständig sein, also gegebenenfalls auch die Rechtsform (z. B. AG, GmbH) ausweisen.
Eigene Daten
Im Briefkopf müssen Sie Ihre eigenen Adressdaten (Vorname, Nachname, Anschrift mit Postleitzahl) notieren. Bei größeren Unternehmen empfiehlt es sich, außerdem das Geburtsdatum und die Personalnummer aufzuschreiben. Dann ist die Zuordnung eindeutig.
Datum
Natürlich muss das aktuelle Datum enthalten sein. Es wird wie üblich rechtsbündig platziert und sollte in der Form TT.MM.JJJJ geschrieben sein. Es ist wichtig, dass dieses Datum korrekt angegeben wird. Denn bei einer möglichen Überprüfung, ob die gesetzliche Kündigungsfrist nach § 622 BGB Abs. 1 eingehalten wird, kommt es auf dieses Datum an.
Betreff
Nun folgt der Betreff. Im Sinne der Klarheit sollte hier keine Umschreibung erfolgen, sondern das Wort „Kündigung“ erscheinen. In dieser knappen Form reicht dies aus.
Anrede
Zwischen Betreff und Text sollte eine Anrede eingefügt werden. Die Formulierung hierfür ist „Sehr geehrter Herr …“ / „Sehr geehrte Frau …“. Die Kündigung muss an Ihren Arbeitgeber als Person gerichtet sein. Eine allgemeine Anrede ist daher nicht korrekt. Den Namen Ihres Chefs bzw. des Ansprechpartners sollten Sie unbedingt richtig und gegebenenfalls inklusive der Titel schreiben.
Text
Bei einer regulären Kündigung sind Sie nicht verpflichtet, diese zu begründen. Daher kann der Text knapp gehalten sein. Es empfiehlt sich die Formulierung: „Hiermit kündige ich…“. Es genügt, die Kündigung des Arbeitsvertrags mitzuteilen und den Zeitpunkt entsprechend der Kündigungsfrist zu erwähnen. Nur bei einer fristlosen Kündigung ist es erforderlich, den Grund auszuführen.
Klare Formulierung erforderlich
Damit die Kündigung eindeutig formuliert ist, sollten Sie den Konjunktiv (z. B. „Ich würde gerne…“) unbedingt vermeiden. Sie kündigen Ihren Arbeitsvertrag und dies muss eindeutig und unmissverständlich aus dem Schreiben hervorgehen.
Zeitpunkt
Den Zeitpunkt können Sie als Datum in der üblichen Form angeben. Es ist aber auch möglich, dass Sie das Datum mit der Formulierung „zum nächstmöglichen Zeitpunkt“ umschreiben. In Kombination mit dem aktuellen Datum ergibt sich dann der letzte Arbeitstag aus den gesetzlichen Regelungen.
Bitte um Bestätigung
Es ist sinnvoll, den Arbeitgeber um eine Bestätigung bezüglich des Erhalts des Schreibens zu bitten. Allerdings ist der Arbeitgeber zu dieser Bestätigung nicht verpflichtet. In den meisten Fällen erfüllen Arbeitgeber diese Bitte aber.
Grußformel
Die klassische Grußformel ist „Mit freundlichen Grüßen“. Es ist aber auch möglich, mit der Formel „Mit besten Grüßen“ zu schließen.
Unterschrift
Am Ende des Schreibens ist eine eigenhändige Unterschrift mit vollem Namen erforderlich. Anderenfalls ist die Kündigung nicht rechtskräftig. Eine gescannte Unterschrift erfüllt die gesetzlichen Anforderungen nicht.
Langversion Kündigungsschreiben durch den Arbeitnehmer
Es kann Gründe dafür geben, den Text ausführlicher zu gestalten, als dies unbedingt erforderlich ist. Dabei können Sie ergänzend folgende Aspekte einbeziehen:
- Rückblick auf die Zusammenarbeit
- Dank für die gute Zusammenarbeit
- Bedauern über die Kündigung
- Gute Wünsche für die Zukunft des Unternehmens
Wenn die Kündigung nicht aufgrund von Konflikten erfolgt ist, sind solche persönlichen Anmerkungen angebracht. Diese sollten aber nicht zu sehr in die Länge gezogen werden. Ein überschwängliches Lob im Kündigungsschreiben wirkt oft unglaubhaft und befremdlich.
Optional: Begründung für die Kündigung
Auch wenn Sie bei einer ordentlichen Kündigung zu einer Begründung nicht verpflichtet sind, können Sie dennoch Gründe nennen. In jedem Fall sollten Sie dabei sachlich und diplomatisch bleiben. Sie tun sich selbst keinen Gefallen, wenn Sie in schriftlicher Form mit Ihrem Chef „abrechnen“.
Formale Ergänzungen
Sie können im Text einige formale Aspekte ergänzen:
- Bitte um das Ausstellen eines qualifizierten Arbeitszeugnisses
Bitte um Rücksendung der Arbeitspapiere
Natürlich ist Ihr Arbeitgeber ohnehin dazu verpflichtet. Manche Unternehmen lassen sich aber viel Zeit damit, diese Formalitäten zu erledigen. Eventuell erhalten Sie Ihre Papiere und Ihr Zeugnis schneller, wenn Sie im Kündigungsschreiben ausdrücklich darum bitten.
Zustellung Kündigungsschreiben
Auch die Zustellung des Schreibens muss korrekt sein, damit die Kündigung rechtswirksam ist. Sie können das Schreiben persönlich übergeben. Haben Sie Anlass zu vermuten, dass Ihr Arbeitgeber versucht, die Wirksamkeit in Zweifel zu ziehen? Dann sollten Sie das Schreiben möglichst vor Zeugen übergeben. Sie können das Schreiben auch per Post versenden, gegebenenfalls per Einschreiben. Der Zeitpunkt des Eingangs ist maßgeblich für den Beginn der Widerspruchsfrist.
Korrekturlesen erforderlich
Aufgrund der vielen Fallstricke ist ein gründliches Korrekturlesen des Kündigungsschreibens erforderlich. Sie sollten aufmerksam prüfen, ob das Schreiben alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt, klar formuliert und frei von sprachlichen Fehlern ist. Wenn Sie all dies kontrolliert haben, können Sie sicher sein, dass die Kündigung gültig ist und einer neuen beruflichen Herausforderung nichts im Weg steht. Sie selbst können Ihre Kündigung allerdings auch nicht mehr zurücknehmen, sobald diese bei Ihrem Arbeitgeber eingegangen ist.
